La nouvelle année approche et c’est une excellente raison de partir du bon pied avec les meilleures procédures organisationnelles! Voici 5 tendances dans la gestion documentaire qui favoriseront la productivité au sein de votre entreprise :
- Le Cloud : Certaines entreprises sont encore réticentes mais malgré tout, l’utilisation du cloud est une approche de plus en plus adoptée. Elle vous permet d’avoir accès à vos documents à n’importe quel moment, à n’importe quel endroit et à partir de n’importe quel appareil : vous avez simplement besoin d’une connexion Internet !
- Le Mobile : Les professionnels se retrouvent souvent sur la route et voyagent fréquemment pour affaires. L’activité sur les mobiles est donc très importante, voire même supérieure à celle sur les ordinateurs. L’accès à vos documents à même votre téléphone intelligent devient un incontournable pour 2016 !
- La Collaboration : Le manque de communication entre employés peut entrainer certaines complications telles que travailler avec un document qui n’est pas à jour ou faire le travail en double. Par conséquent, vos outils en gestion de documents doivent posséder certaines fonctionnalités favorisant la collaboration entre vos employés et ainsi faciliter le partage des documents, les discussions autour de ceux-ci et le processus de révision par exemple. Le travail d’équipe bien exécuté est la clé pour assurer la qualité dans vos projets!
- L’Évolutivité (Scalability) : Le logiciel que vous allez mettre en place pour gérer vos documents doit pouvoir évoluer parallèlement à la croissance de l’entreprise. Si l’entreprise croit rapidement, vous devez avoir en main un outil qui s’adaptera à vos nouveaux besoins sans entrainer de complications supplémentaires.
- La Transparence: Le logiciel ne doit pas trop changer les méthodes d’affaires actuelles de l’entreprise. Il est primordial que celui-ci soit facile à utiliser ; plusieurs entreprises ont été grandement découragées par l’implantation ardue d’un logiciel de gestion documentaire et ont investi des milliers de dollars pour une utilisation partielle de l’outil, n’amenant pas de réels changements. Vous devez trouver une solution qui répondra à vos besoins les plus importants ou agencer quelques solutions complémentaires afin d’obtenir une gestion documentaire exemplaire!
Finalement, il est important de penser à une stratégie de gestion documentaire pour 2016 afin de demeurer efficace et de se démarquer des autres entreprises. Cela permet d’augmenter la productivité de l’entreprise, de faciliter la communication au sein de celle-ci, ainsi que de transmettre l’information à jour le plus rapidement possible aux bons intervenants. Être conscient de l’importance de vos documents pour votre organisation et s’assurer d’utiliser les meilleurs outils pour les gérer, c’est avoir à cœur la prospérité de votre entreprise!
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