Convoflo · Notes de version

Nouveautés Convoflo - v2.22 : Demandes de fichiers 2.0, Contacts 2.0 et améliorations clés

Cette mise à jour met l’accent sur un enjeu concret et fréquent : accélérer la collecte de documents, réduire les relances et garder un suivi clair — dans une messagerie-client sécurisée et conforme.

Dans la plupart des organisations, la collecte de documents est un point de friction : listes envoyées par courriel, pièces jointes aux noms flous, documents incomplets, suivis manuels… et des dossiers qui avancent moins vite qu’ils ne devraient.

Avec Convoflo v2.22, nous faisons évoluer une fonctionnalité centrale de la plateforme : les Demandes de fichiers v2. L’objectif : transformer une demande “générale” en un processus structuré, traçable et simple — pour vous et pour vos clients.

Demandes de fichiers 2.0 : de la relance manuelle à un workflow clair

Dans plusieurs organisations de services professionnels, une part importante du délai de traitement d’un dossier provient du temps nécessaire pour récupérer l’ensemble des documents requis auprès du client.

Selon différentes études sur les cabinets comptables, 69 % des professionnels disent passer trop de temps à collecter les documents auprès de leurs clients, et plusieurs peuvent consacrer 9 à 12 heures par semaine à ces tâches administratives.

En structurant cette étape dès le départ, les demandes de fichiers 2.0 permettent de réduire les relances, accélérer la réception des documents et commencer plus rapidement le traitement des dossiers clients.

Vidéo (2 min) : Demandes de fichiers 2.0 en action Voyez comment structurer une demande, activer les rappels et valider les documents reçus — le tout dans l’espace sécurisé. Regarder la vidéo (ouvre dans un nouvel onglet)

1) Définir les documents exacts (requis ou non)

Vous pouvez maintenant établir précisément les documents attendus, et indiquer s’ils sont obligatoires ou optionnels. Le client voit immédiatement quoi fournir, dans quel ordre, et ce qui manque pour compléter le dossier.

2) Échéance + rappels automatisés pour réduire drastiquement les suivis

Ajoutez une date due et activez des rappels pour maintenir le dossier en mouvement sans relances répétitives. Moins de “petits suivis” : votre équipe consacre davantage de temps à ce qui compte réellement.

3) Modèles pour standardiser votre collecte

Créez des modèles de demandes pour réutiliser vos listes de documents (par service, type de client ou mandat). Résultat : cohérence, rapidité et réduction des oublis — même quand plusieurs personnes gèrent des dossiers.

4) Approbation / rejet des documents reçus (avec raison)

Une fois les documents déposés, le demandeur peut approuver ou rejeter un document, en ajoutant une raison. Vous évitez les aller-retours par courriel et vous clarifiez immédiatement ce qui doit être corrigé.

5) Tableau de bord avec filtres (comme les demandes de paiement)

Un tableau de bord dédié offre une vue d’ensemble et des filtres par statut, créateur et dates. Idéal pour piloter vos dossiers, répartir le suivi et garder une visibilité claire sur l’avancement.

Système de contacts 2.0 : une fondation “People First” pour les automatisations

Convoflo intègre désormais des fonctionnalités de type CRM pour centraliser la gestion de vos clients et préparer les automatisations à venir. Un point clé : le système dissocie le nom d’affichage (vue du professionnel) du compte utilisateur technique (base de données), ce qui élimine les erreurs de saisie et les incohérences.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

• Créer des fiches contacts enrichies (nom, courriel, téléphone, titre, numéro de client, notes internes).
• Gérer des listes privées (par utilisateur)
• Importer via CSV et synchroniser via connecteurs (Outlook et Google Contacts).
• Profiter d’un pré-remplissage intelligent lors de la création d’un Espace Sécurisé ou d’une demande de signature (incluant le numéro pour le 2FA).

Les contacts apparaissent désormais en priorité dans la recherche et dans certains filtres (messages/fichiers), et un mode Quick View permet de voir les détails au survol d’un nom.

La passerelle : créer et unifier automatiquement l’espace sécurisé

La passerelle accélère la mise en place des échanges avec un client. Si l’Espace sécurisé n’existe pas encore, il est généré instantanément (avec le nom et prénom du contact), puis les membres correspondants sont automatiquement ajoutés.

Enfin, le contact est redirigé directement vers l’interface de connexion de votre organisation, ce qui rend l’expérience plus fluide — et encourage un partage en continu plutôt que des échanges fragmentés.

Améliorations clés du quotidien (qualité, performance et contrôle)

Notes internes par espace sécurisé

Un système de notes internes est maintenant disponible dans chaque espace sécurisé. Tout membre ayant un accès complet peut y consigner des notes client et du contexte interne — pour garder l’équipe alignée, sans exposer ces informations au client.

Gestion des conflits de noms de fichiers (comportement “OS-like”)

Il n’est désormais plus possible d’avoir deux fichiers avec le même nom dans un même dossier. En cas de conflit, Convoflo propose des choix clairs (conserver les deux, remplacer/versionner, ignorer) et applique automatiquement une logique cohérente (ex. ajout de (1), (2), ou “- Copie” selon le contexte).

Tables dans les messages

Un nouvel outil permet d’insérer des tableaux lors de la composition de messages. Pratique pour structurer de l’information, comparer des éléments ou résumer une liste de points avec clarté.

Gains de performance (hiérarchie, permissions et activités)

Plusieurs optimisations accélèrent la navigation et l’affichage des éléments dans la hiérarchie des dossiers (permissions, activités multi-niveaux, accès rapide au bon espace sécurisé). Le tout améliore la fluidité au quotidien, particulièrement dans les structures de dossiers profondes.

Gestion des connexions tierces-parties

Dans la page des sessions du compte, un nouveau bloc permet de gérer les connexions aux intégrations tierces (Convoflo pour Outlook, DMI, Zapier, etc.) — pour un meilleur contrôle et une visibilité centralisée.

Ce que la v2.22 change au quotidien

Avec la demandes de fichiers 2.0, Convoflo réduit concrètement les relances, clarifie la collecte de documents et accélère l’avancement des dossiers. Combiné à Contacts 2.0 et à la passerelle, la plateforme renforce une approche “People First” qui prépare l’automatisation — sans sacrifier la simplicité.

L’objectif demeure le même : centraliser vos échanges clients sensibles, améliorer l’efficacité des équipes et soutenir une posture de sécurité et de conformité plus solide, dans un environnement simple à utiliser.

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