Produit Convoflo

Comment simplifier vos demandes de documents avec Convoflo

Demandez, recevez et validez les documents de vos clients dans un seul espace sécurisé — avec rappels automatiques, modèles réutilisables et vue d’ensemble sur toutes vos demandes.

1. Créer une demande de documents

Pour créer une demande, ouvrez la conversation avec votre client puis sélectionnez Demande de fichier. Vous pourrez ensuite définir les documents à recevoir, indiquer ceux qui sont requis et configurer les rappels.

Créer une demande de documents en ajoutant les fichiers requis et les paramètres.

Pour chaque document, vous pouvez également définir :

• si le document est requis ou optionnel
• une date limite
• des rappels automatiques si la demande n’est pas complétée

Convoflo peut envoyer des rappels automatiques après 1 jour, 3 jours et 7 jours. Toutefois, ce paramètre est personnalisable, vous pouvez établir votre propre plan de rappels automatisés.

2. Enregistrer un modèle pour réutiliser vos demandes

Si vous demandez régulièrement les mêmes documents, vous pouvez enregistrer la demande comme modèle.

Créer une demande de documents en ajoutant les fichiers requis et les paramètres.

Cela permet de :

• réutiliser les mêmes listes de documents
• standardiser vos processus
• gagner du temps sur les dossiers récurrents

Les modèles sont particulièrement utiles pour les processus comme :

• les déclarations d’impôts
• les ouvertures de dossier
• les vérifications de conformité

3. Ce que votre client peut faire

Une fois la demande envoyée, votre client peut répondre directement dans l’espace sécurisé.

Le client peut téléverser chaque document directement dans les champs demandés.

Le client peut :

• téléverser les documents demandés
• refuser un document requis en expliquant pourquoi
• ajouter des fichiers supplémentaires si nécessaire

4. Valider les documents reçus

Lorsque les documents sont soumis, vous pouvez les examiner directement dans Convoflo.

Prévisualiser, approuver ou refuser les documents reçus.

• prévisualiser les fichiers
• les télécharger
• les approuver
• les refuser si nécessaire

Si un document est refusé, le client peut soumettre une nouvelle version.

5. Suivre toutes les demandes en un coup d’œil

Convoflo offre également une vue globale pour suivre toutes vos demandes de fichiers.

Suivre la progression de toutes les demandes de documents.

• demandes en attente
• demandes en évaluation
• demandes complétées

Une façon plus simple de gérer vos demandes de documents

Avec Convoflo, la collecte de documents devient structurée, facile à suivre et plus simple à gérer — autant pour vous que pour vos clients.

Au lieu de relancer par courriel et de jongler avec des fichiers dispersés, vous centralisez vos demandes, automatisez les suivis et gardez une visibilité complète sur chaque document, de la demande jusqu’à la validation.

Commencez par une première demande. Vous verrez rapidement la différence.

Créer ma première demande