Vous avez un problème

Vous voulez toujours être plus productif au travail ? Sachez que plusieurs tâches liées à la gestion de vos documents, sans même que vous le sachiez, vous causent des problèmes et des pertes de toutes sortes (temps, argent, idées, momentum, etc.).

Quels sont les conflits liés à la gestion de vos documents dans vos activités quotidiennes?

Tout d’abord, chaque personne possède sa propre manière de travailler. C’est pourquoi plusieurs actions à problèmes sont effectuées sur vos documents, qui mènent à des conflits et des pertes d’efficacité flagrantes :

• Par exemple, tenter de nommer correctement un document afin de reconnaître s’il s’agit d’un brouillon ou d’une version finale : version 1, version 2, version finale, version finale 2, etc. Vous perdez malheureusement votre temps à ouvrir et comparer ces nombreuses versions pour tenter de déterminer laquelle contient le bon contenu. Malgré les processus mis en place par votre organisation, les erreurs restent fréquentes et il se peut que vous travailliez sur un document qui n’est pas à jour ou que vous recommenciez tout simplement le travail à zéro si vous ne trouvez plus la bonne version de votre document.
• Pour vous y retrouver, vous créez de nombreux dossiers. Malgré cela, de nombreux doublons de vos documents se trouvent dans différents dossiers et se rappeler où la bonne information est classée devient vite un enjeu. Vous dérangez vos collègues pour retrouver le bon document, vous cherchez dans vos courriels, car vous et vos collègues vous êtes envoyés de nombreuses fois le fichier… Bref, vous devez en plus gérer la réception et l’envoi de multiples pièces jointes.
• En travaillant en collaboration avec des collègues, la tâche devient évidemment plus ardue. Vous pouvez en effet travailler en même temps qu’un collègue sur un même document. Si personne ne vous a averti, vous pouvez faire en double le même travail et perdre un temps fou à comparer et fusionner les changements de chacun. Une situation fâcheuse qui pourrait rapidement être éliminée… Il est primordial de faciliter le plus possible la collaboration dans les équipes de travail.
• Finalement, de nos jours, certains employés travaillent à distance, soit à l’extérieur de l’entreprise. Vos documents se multiplient donc parallèlement au nombre d’endroits où vous travaillez : copies sur le serveur de l’entreprise, dans vos courriels, dans vos dossiers personnels à la maison, etc.

L’accumulation de toutes ces minutes perdues a un impact énorme à la fin de l’année.

Bref, tous ces conflits peuvent conduire à des pertes d’idées, de focus, de temps et de momentum. Il est essentiel de prendre en considération qu’actuellement, vos documents vous imposent d’effectuer des tâches improductives. Une gestion documentaire exemplaire est alors indispensable étant donné la grande valeur que représentent vos documents et l’information qu’ils contiennent pour votre organisation.

Une piste de solution

N’hésitez pas à combiner différents outils de gestion documentaire et ne vous fiez pas uniquement à vos outils déjà en place. Continuez à vous ajuster aux nouvelles façons de faire en gardant en tête que vous pouvez éliminer des pertes d’efficacité considérables tout en diminuant grandement des risques d’erreurs graves.